5 جایگزین بهتر برای جمله "I Hope This Email Finds You Well"

امروزه ایمیل به یک رسانه اصلی ارتباطات تبدیل شده است، که نیاز به مهارت های نوشتاری خوب را افزایش داده است. در مبادله ایمیل، توانایی یک فرد در نوشتن محتوای ایمیل می تواند شهرت یک سازمان یا شخص را کاهش داده یا از بین ببرد. نحوه ارتباط فرد از طریق ایمیل ممکن است صلاحیت گفتمانی فرد و همچنین نگرش او را نشان دهد. یکی از راه های تعیین هویت حرفه ای خود برای طرف دریافت کننده، نحوه ایجاد مقدمه های ایمیل است، که لازم نیست همیشه دائما یکسان باشند. بنابراین، این پست شامل مجموعه ای از مقدمه های ایمیل مربوط به " I Hope This Email Finds You Well" است که به شما کمک می کند تا تأثیر خوبی بر روی دریافت کننده ایمیل بگذارید.

Hi there! I hope you’re doing well.

I hope this email finds you well.

I hope you’re having a great week.

I hope all is well.

هرکسی که ایمیل های زیادی دریافت می کند با جمله کلاسیک "I hope this email finds you well" و عبارات مربوط به آن آشنا است. این عبارت می تواند کمی تکراری شود اگر بیش از حد به آن تکیه می کنید.

منظور از "I hope this email finds you well" چیست؟

"I hope this email finds you well" یک سلام عمومی مخصوص ایمیل است که معمولاً در مکاتبات رسمی استفاده می شود و از نامه های تجاری منسوخ منتقل شده است. هدف این است که یک عمل خوب را به دریافت کننده ایمیل منتقل کنید. با توجه به مفهوم فرمولي آن، در صورت استفاده بيش از حد و بي پروا، ممكن است غير صادق به نظر برسد. برای دور شدن از این تصور غلط، می توانیم با در نظر گرفتن زمینه کلی فرایند ارتباطات جاری، عبارت را مجدداً در شکل های مشابه دیگر تنظیم کنیم.

از آنجایی که این عبارت در مبادلات ایمیل نسبتاً رسمی استفاده می شود، خواننده می تواند بلافاصله تصور کند که ممکن است متن ایمیل حاوی یک پیام رسمی باشد.

بنابراین توصیه می شود به جای استفاده از یک عبارت بارها و بارها، مقدمه های ایمیل خود را تغییر دهید. در اینجا لیستی از چند مقدمه ایمیل جایگزین برای "I hope this email finds you well" به همراه چند مثال ارائه شده است.

جایگزین اول: کلا هیچی ننویس!

اپلیکیشن ایمیل بومرنگ یک مطالعه روی داده انجام داده و نتیجه آن بود که ایمیل های بین هفتاد و پنج تا صد کلمه دارای بهترین نرخ پاسخگویی هستند. اگرچه میزان پاسخگویی پس از آن به آرامی کاهش یافت، اما با هر فرد شلوغی در این مورد صحبت کنید، آنها به شما می گویند که ایمیل های مختصر و سریع را ترجیح می دهند به ایمیل های طولانی و با جزئیات زیاد. از همان ابتدای نوشتن ایمیل، نشان دهید که برای زمان طرف مقابل ارزش قائل هستید.

جایگزین دوم: درمورد پروژه شخص بنویس!

اگر شما در حال نوشتن یک ایمیل ریسکی برای سوپروایزر آینده خود هستید که حتما باید به نتیجه برسد، مجبور نیستید تمام صفحات سوشیال مدیای استاد رو چک و دنبال کنید، اما انجام کمی تحقیق درباره ی استاد و پروژه های اخیر وی می تواند راه زیادی را پیش ببرد. یک یا دو جمله در ابتدای ایمیل خود وارد کنید تا نشان دهید با پروژه ها یا مقالات استاد آشنا هستید، مانند این:

#1. I read your article about [topic] in [Google Scholar] last week. You hit the nail on the head when you said . . .

#2. I learned last week that Awesome Startup got VC funding. You must be energized by what lies ahead!

#3. Congratulations on publishing […] last week! I’m sure it’s thrilling to have the product of your creative labors out in the world.

جایگزین سوم: “I know you’re swamped, so I’ll be brief.”

این عبارت یکی از بهترین مقدمه های ایمیل است، مخصوصا تعداد پاراگراف های موجود در ادامه آن، نشان می دهد که برای وقت گیرنده ی ایمیل ارزش قائل هستید و سعی می کنید مطالب را کوتاه و شیرین نگه دارد. فقط یک قانون در مورد این مقدمه وجود دارد - اگر می خواهید از آن استفاده کنید، بهتر است در واقع مختصر باشید. قول ندهید که ایمیل خود را مختصر بیان کنید و سپس پاراگراف بعد از پاراگراف ادامه دهید. فرستنده ممکن است تعجب کند که آیا واقعاً تعریف مختصر را می دانید یا نه!

جایگزین چهارم: “I hope you have enjoyed your recent holidays”

اگر می دانید که شخص تازه از تعطیلات اخیر یا تعطیلات غیر کاری بازگشته است، می توانید از جمله ی بالا استفاده کنید. این مقدمه ایمیل، برای مثال، بعد از روز شکرگزاری، کریسمس یا روز سال نو قابل استفاده است.

جایگزین پنجم: “It’s a pleasure having to connect with you again”

از این جمله می توانید برای برقراری ارتباط دوباره با استادی که از قبل با او در تماس بوده اید استفاده کنید، یک مقدمه بسیار عالی است.

جایگزین ششم: “How are things going?”

مقدمه ایمیل دیگری که می توانیم از آن استفاده کنیم، سوالات کلاسیک مانند "اوضاع چگونه پیش می رود" است که در بحث های روزمره نیز بسیار رایج است. برای جلب نظر طرف مقابل، یک سلام کوتاه و ساده قبل از رفتن به موضوع اصلی نیز توصیه می شود، به خصوص اگر مدتی است از آن شخص خبری ندارید.

جایگزین هفتم: “Hope I’m not ruining your week”

این جمله، مقدمه دیگری است که می توانیم از آن استفاده کنیم، مخصوصاً زمانی که بین فرستنده و گیرنده ارتباطی صمیمی وجود داشته باشد. بهتر است در تماس اولیه با استاد و سوپروایزر احتمالی یا هنگام ارسال ایمیل به مدیرعامل شرکت خود، از استفاده از این جمله خودداری کنید. می توان از این جمله به خصوص زمانی استفاده کرد که محتوای ایمیل حاوی درخواست یا لطف باشد.